1. Predmet in trajanje
Predmet je obdelava osebnih podatkov pri zagotavljanju LogCon kot programske opreme v obliki storitve. Trajanje ustreza trajanju glavne pogodbe.
2. Narava in namen obdelave
Upravljanje transporta, z UI podprta obravnava naročil, dispozicija, komunikacija s strankami, prevozniki in vozniki, izdelava dokumentov, priprava carinskih postopkov in obračun.
3. Kategorije podatkov in posamezniki, na katere se nanašajo podatki
- Zaposleni upravljavca: ime, e-pošta, telefon, vloga, jezik, prijavni podatki
- Vozniki (lastni in podizvajalski): ime, telefon, jezik, kvalifikacije, podatki o položaju med turami
- Kontaktne osebe pri strankah in prevoznikih: ime, kontaktni podatki, vsebina komunikacije
- Podatki o naročilih, dokumentih, carini in računih z osebnim nanašanjem
4. Obveznosti obdelovalca
- Obdelava le na podlagi dokumentiranih navodil upravljavca
- Obveznost zaupnosti za vse pooblaščene osebe
- Izvajanje tehničnih in organizacijskih ukrepov (priloga 1)
- Podpora pri pravicah posameznikov, ocenah učinka v zvezi z varstvom podatkov in obveznostih obveščanja
- Obveščanje upravljavca, če navodilo po mnenju obdelovalca krši pravo varstva podatkov
5. Podobdelovalci
Upravljavec odobri podobdelovalce, navedene v prilogi 2. Obdelovalec upravljavca o nameravanih spremembah obvesti najmanj 30 dni vnaprej; upravljavec lahko ugovarja iz utemeljenega razloga v zvezi z varstvom podatkov.
6. Tehnični in organizacijski ukrepi (priloga 1)
- Nadzor fizičnega dostopa: podatkovni center v EU s certifikatom ISO 27001, brez fizičnega dostopa osebja obdelovalca
- Nadzor dostopa do sistema: gesla, zgoščena z bcrypt, dvofaktorska avtentikacija, zaklep po neuspešnih poskusih, JWT z omejeno veljavnostjo, API ključi shranjeni samo kot zgoščene vrednosti
- Nadzor dostopa do podatkov: pravice na podlagi vlog, načelo minimalnih pravic, upravljanje na ravni celotne platforme samo s pravicami, preverjenimi v podatkovni bazi
- Nadzor ločevanja: ID najemnika na vsaki tabeli, ločene poti shranjevanja za vsakega najemnika
- Šifriranje: TLS med prenosom, AES-256-GCM za poverilnice integracij, šifriranje diska pri ponudniku gostovanja
- Nadzor vnosa: dnevnik revizije s stanjem pred/po za spremembe in dejanja UI
- Nadzor prenosa: webhooki, podpisani s HMAC, odhodna e-pošta samo prek konfiguriranih strežnikov
- Razpoložljivost: dnevne šifrirane varnostne kopije podatkovne baze in dokumentov, s hrambo 7 dnevnih, 4 tedenskih in 12 mesečnih varnostnih kopij, šifrirana zunanja (off-site) kopija pri drugem ponudniku, dokumentiran postopek obnovitve, spremljanje
- Upravljanje varstva podatkov: evidenca dejavnosti obdelave, koncept izbrisa, postopek odzivanja na incidente
7. Obveščanje o kršitvah varstva podatkov
Obdelovalec brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v 24 urah po seznanitvi, sporoči kršitve varstva osebnih podatkov, skupaj s podatki v skladu s čl. 33(3) GDPR.
8. Pravice do nadzora
Upravljavec se lahko o skladnosti s to pogodbo prepriča z vpogledom v dokazila in poročila ter po pravočasni najavi s pregledi na kraju samem.
9. Izbris in vrnitev
Po prenehanju pogodbe obdelovalec omogoči popoln izvoz podatkov za 30 dni, nato izbriše vse podatke upravljavca, vključno s kopijami, in potrdi izbris. Zakonske obveznosti hrambe ostanejo nespremenjene; šifrirane varnostne kopije se prepišejo v rednem rotacijskem ciklu, najpozneje po 12 mesecih.
10. Prenosi v tretje države
Prenosi v tretje države potekajo le pod pogoji iz čl. 44 in naslednjih GDPR, zlasti na podlagi sklepa o ustreznosti ali standardnih pogodbenih klavzul.
11. Preglednost UI (priloga 4)
Agenti UI pripravljajo predloge ali – glede na stopnjo avtonomije, ki jo določi upravljavec – izvajajo dejanja. Vsako dejanje UI se beleži z modelom, časom, stopnjo zanesljivosti in stanjem pred/po; samodejna dejanja je mogoče razveljaviti. Podatki strank se ne uporabljajo za učenje modelov UI.
12. Končne določbe
V primeru nasprotja ima ta pogodba prednost pred glavno pogodbo v zadevah, ki se nanašajo na varstvo podatkov. Velja avstrijsko pravo; pristojno sodišče: Wien.
Priloga 2: podobdelovalci
Glejte naslednjo tabelo.
Podobdelovalci in prejemniki
Naslednji ponudniki storitev v našem imenu obdelujejo osebne podatke. Stranke o spremembah obvestimo najmanj 30 dni vnaprej.
| Ponudnik | Namen | Kategorije podatkov | Lokacija / pravna podlaga |
|---|---|---|---|
| (sledi) | Delovanje aplikacije, podatkovne baze, shrambe datotek in varnostnih kopij | Vsi podatki, shranjeni v okviru storitve | EU – (sledi); pogodba o obdelavi podatkov, podatkovni center s certifikatom ISO 27001 |
| Anthropic PBC | Modeli UI (Claude) za agente in Copilot | Vsebina e-pošte, besedilo dokumentov, podatki o naročilih in matični podatki kot kontekst posamezne zahteve | ZDA – tretja država; standardne pogodbene klavzule oz. okvir EU-US Data Privacy Framework; brez učenja na podatkih strank |
| Stripe Payments Europe, Ltd.samo pri plačljivih naročninah | Obračun plačljivih naročnin | Ime, e-poštni naslov, naslov za izstavitev računa; plačilne podatke zbira neposredno Stripe | Irska (EU); možen prenos v Stripe, Inc. (ZDA) – standardne pogodbene klavzule |
| (sledi) | Pošiljanje sistemskih e-sporočil (npr. potrditve, ponastavitev gesla, obvestila) | E-poštni naslov, ime, vsebina sporočila | (sledi) |
| Storitve OpenStreetMap (Nominatim, OSRM)neobvezno, odvisno od konfiguracije | Geokodiranje naslovov in izračun poti | Naslovi (naslovi podjetij) oz. koordinatni pari – brez osebnih podatkov | EU/Združeno kraljestvo oz. odvisno od strežnika; v produkcijskem okolju priporočamo lastne instance |
| Ponudniki telematike (npr. Webfleet, Samsara)samo če ga stranka aktivira | Uvoz položajev vozil | Podatki o položaju, identifikatorji vozil | Pogodba med stranko in ponudnikom; LogCon zagotavlja le vmesnik |
| TIMOCOM GmbHsamo če ga stranka aktivira | Borza prevozov | Ponudbe prevozov, kontakti podjetij | Nemčija; pogodba med stranko in ponudnikom |