1. Uitgangspunt
De AI stelt voor, de instellingen van uw bedrijf beslissen, mensen houden de regie. Geen enkele AI-agent schrijft rechtstreeks naar de database: elke beoogde actie wordt als voorstel aangemaakt, doorloopt het geconfigureerde autonomieniveau en wordt gelogd.
Als de AI-provider niet beschikbaar is, blijven orders, dispatch, documenten en facturering handmatig bruikbaar; alleen de AI-voorstellen ontbreken dan.
2. Waar LogCon AI gebruikt
Deze agenten werken in LogCon. Uw bedrijf bepaalt welke agenten actief zijn en hoe zelfstandig zij mogen handelen.
| Agent | Taak |
|---|---|
| E-mailagent | Herkent het type inkomende e-mails (order, statusverzoek, factuur …), leest orderdata uit e-mail, bijlagen en EDI-berichten, en stelt vervolgvragen op over ontbrekende gegevens en antwoorden. |
| Telefoonagent | Geeft zendingsstatus en aankomsttijd telefonisch door, strikt op basis van de orderdata, voert aankondigings- en controlegesprekken en verbindt door naar een medewerker of neemt een boodschap aan. |
| Dispatchagent | Rangschikt voertuigen en vervoerders op operationele criteria (afstand, tijdvensters, uitrusting, rijtijd, rijverboden) en stelt ritopdrachten, dagplannen en tijdvakboekingen voor. |
| Pricingagent | Stelt prijzen voor op basis van de opgeslagen tarieven en stelt offertes op. |
| Inkoopagent | Zoekt capaciteit en vervoerders op gekoppelde vrachtbeurzen en bereidt vrachtaanbiedingen voor. |
| Douaneagent | Stelt tariefcodes voor, controleert documenten op volledigheid, schat douanerechten en vult douaneaangiften vooraf in. Kan nooit zelfstandig indienen. |
| Facturatieagent | Bereidt facturen voor, controleert inkomende facturen tegen de afgesproken prijs, signaleert factuurafwijkingen en stelt betalingsmatches en aanmaningsruns voor. |
| Documentagent | Herkent het type inkomende documenten (bijv. CMR, afleverbewijs, factuur) en koppelt deze aan het juiste transportdossier. |
| ETA-agent | Werkt verwachte aankomsttijden bij op basis van een regelgebaseerde berekening en stelt bij vertraging een klantmelding op. |
| Control tower | Vat uitzonderingen samen zoals vertragingen, ontbrekende documenten of verlopende termijnen, en stelt escalaties voor. |
| Vertaalagent | Vertaalt berichten in chat, WhatsApp en e-mail; taaldetectie verloopt lokaal, zonder AI. |
| Documentcontrole | Controleert of alle documenten van een zending aanwezig, leesbaar, ondertekend en gestempeld zijn, en stelt verzoeken op voor ontbrekende documenten. |
| Schadeclaimsagent | Registreert en classificeert schade- en klachtendossiers en stelt antwoorden, verhaalbrieven en schademeldingen op. |
| Externe AI-assistenten (MCP) | Ontvangt acties die worden geactiveerd door AI-assistenten die uw bedrijf via het Model Context Protocol heeft gekoppeld; deze vereisen altijd goedkeuring van een medewerker. |
Ook de volgende functies gebruiken AI:
- Copilot: beantwoordt vragen over uw gegevens en bereidt acties voor – strikt binnen de rechten van de aangemelde gebruiker; wijzigende acties lopen als voorstel met bevestiging.
- Autopilot (“digitale planner”): koppelt de agenten aan elkaar volgens een door u gekozen profiel, met waarborgen; kan op elk moment worden gepauzeerd.
- Importassistent: stelt de kolomtoewijzing voor bij het importeren van Excel- of CSV-bestanden; u bevestigt de toewijzing.
3. Wat bewust zonder AI verloopt
Nummerreeksen, statuswijzigingen, prijs- en belastingberekening op basis van tarief, de basisberekening van aankomsttijden (route, pauzes, rijverboden), controle van inkomende facturen op afwijkingen, e-factuurformaten en boekhoudexports zijn regelgebaseerd. Waar AI verfijnt, gaat zij uit van een regelgebaseerd concept.
4. Hoe AI wordt gelabeld
Zo ziet u en uw zakenpartners dat AI betrokken is:
- Berichten die door een agent zijn opgesteld of verzonden, zijn voorzien van een AI-symbool in de inbox, chat en het transportdossier.
- Door het systeem verzonden AI-e-mails bevatten daarnaast een machineleesbaar kenmerk in de berichtheader (X-LogCon-Generated-By: agent).
- Voorstellen tonen de agent, betrouwbaarheid, onderbouwing en risico's voordat een medewerker beslist.
- De Copilot antwoordt in een eigen assistentvenster; antwoorden daar komen altijd van de AI.
- De telefoonagent krijgt de instructie om desgevraagd openlijk te zeggen dat het een AI-assistent is, en kan op elk moment doorverbinden naar een medewerker of een boodschap aannemen.
5. Modellen, provider en gegevens
Wij gebruiken uitsluitend modellen van de Claude-familie van Anthropic PBC (VS) via de API daarvan. Standaard worden gebruikt:
- claude-opus-5-5 voor veeleisende taken zoals ordercapture, douane en Copilot
- claude-haiku-4-5 voor snelle taken zoals classificatie, vertaling en korte teksten
- Claude Opus 5.5: provider Anthropic, seat country Verenigde Staten, processing USA or worldwide, no EU commitment.
- Claude Haiku 4.5: provider Anthropic, seat country Verenigde Staten, processing USA or worldwide, no EU commitment.
- Het platformbeheer kan de modeltoewijzing wijzigen; wij werken deze pagina dan bij.
- Alleen het voor de taak benodigde fragment wordt naar het model gestuurd, bijv. een e-mail met bijlage, een documentafbeelding of een uittreksel van een order of tarief. Wachtwoorden en inloggegevens voor systemen van derden worden nooit verzonden.
- LogCon slaat uw gegevens op in datacenters in de EU ((volgt), (volgt)). AI-verwerking vindt plaats bij Anthropic in de VS; de rechtsgrondslag en waarborgen van deze doorgifte staan beschreven in het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst.
- LogCon traint geen AI-modellen met klantgegevens. Gebruik door de modelprovider: (volgt).
6. Autonomieniveaus en menselijk toezicht
Beheerders bepalen hoe zelfstandig de AI mag handelen, per agent, actie en zakenpartner:
| Niveau | Betekenis | Rol van de medewerker |
|---|---|---|
| L0 Observeren | De AI werkt op de achtergrond en wijzigt niets. | ziet de logs |
| L1 Voorstellen | De AI toont een voorstel met de onderbouwing ervan. | voert het uit of verwerpt het |
| L2 Goedkeuren | De AI bereidt de actie volledig voor. | beoordeelt, past zo nodig aan en keurt goed met één klik |
| L3 Automatisch | De AI voert uit zodra aan alle waarborgen is voldaan. | wordt op de hoogte gesteld en kan de actie ongedaan maken |
Automatische uitvoering (L3) alleen binnen waarborgen – wordt er één overtreden, dan wordt de actie aan een medewerker voorgelegd:
- Minimale AI-betrouwbaarheid (standaard 85%)
- Waardegrenzen voor orderwaarde en inkoopprijs, minimale marge, toegestane landen en werktijden
- Nieuwe klanten en gevaarlijke goederen (ADR) worden standaard altijd door een medewerker beoordeeld
- Dagelijkse limiet van automatische acties (standaard 500) en automatische pauze bij te veel teruggedraaide automatische acties (standaard: meer dan 20% van de laatste 50)
Sommige acties kunnen nooit automatisch verlopen, maximaal met goedkeuring (L2):
- Indienen van douaneaangiften en EUDR-zorgvuldigheidsverklaringen, overdracht aan douane-expediteurs, doorbelasten van douanerechten
- Verzenden van e-facturen, factuurcorrecties, betaal- en aanmaningsruns
- alle acties die worden geactiveerd door externe AI-assistenten via MCP
Openstaande voorstellen verlopen na 72 uur. Automatisch uitgevoerde acties kunnen ongedaan worden gemaakt met de opgeslagen rollbackgegevens.
Noodstop: beheerders kunnen de autopilot in één stap pauzeren of stopzetten – alle autonomieregels, inclusief uitzonderingen per zakenpartner, worden dan direct teruggezet naar “Voorstellen” (L1). Ook dit wordt gelogd.
7. Logging en bewaring
Elke AI-actie is traceerbaar:
| Log | Inhoud | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| AI-run | Agent, trigger, model, tokens, kosten, duur, trace, fouten | trace 365 dagen; token- en kostengegevens worden bewaard |
| AI-voorstel | Actie, inhoud, betrouwbaarheid, onderbouwing, risico's, toegepast niveau, status, beslisser, resultaat, rollbackgegevens | verlopen voorstellen worden na 180 dagen verwijderd |
| Auditlogboek | elke uitvoering door een medewerker of de AI met voor-/na-status; filterbaar en exporteerbaar voor beheerders | 10 jaar |
| Copilot-gesprekken | Vragen, antwoorden, tool-aanroepen | 180 dagen na de laatste activiteit; kan op elk moment door de gebruiker worden verwijderd |
Beheerders kunnen te allen tijde de automatiserings- en correctiegraad, rollbacks en AI-kosten van hun bedrijf inzien.
8. Geen beslissingen over personen
- De agenten nemen geen beslissingen over natuurlijke personen, bijvoorbeeld over dienstverband, prestaties of kredietwaardigheid.
- De dispatch-aanbeveling rangschikt voertuigen en ritten op operationele criteria en beoordeelt niet de prestaties of het gedrag van chauffeurs; ritopdrachten zijn standaard uitsluitend een voorstel (L1).
- Geen emotieherkenning en geen biometrische categorisering. Handtekeningen op afleverbewijzen worden als afbeelding opgeslagen en niet biometrisch geanalyseerd.
- Bij aanmelden met passkeys of gebruik van de appvergrendeling blijft de biometrische controle (vingerafdruk, gezicht) op uw apparaat; LogCon ontvangt alleen een cryptografisch bewijs.
9. Beperkingen en gebruiksaanwijzingen
- AI kan fouten maken, bijvoorbeeld door details verkeerd te lezen of dubbelzinnigheden verkeerd op te lossen. Daarom tonen wij betrouwbaarheid, onderbouwing en ontbrekende verplichte velden; bij twijfel vraagt de AI door in plaats van te gokken.
- Informatie over douane, belastingen en recht is een voorbereiding, geen advies. De aangever blijft verantwoordelijk voor douaneaangiften.
- Meld opvallende resultaten via “Afwijzen” met een toelichting; afgewezen en teruggedraaide voorstellen worden gebruikt voor onze kwaliteitscontroles.
10. Classificatie onder de AI-verordening
LogCon is de aanbieder van de AI-functies; uw bedrijf is de gebruiksverantwoordelijke (deployer) in de zin van de AI-verordening.
Naar eigen inschatting zijn dit geen hoogrisico-AI-systemen in de zin van bijlage III, aangezien er geen beslissingen worden genomen over dienstverband, kredietwaardigheid of vergelijkbare terreinen. Met name de transparantieverplichtingen van art. 50 zijn van toepassing, die wij invullen via de labeling beschreven in sectie 4. Wij toetsen deze beoordeling bij elke significante nieuwe AI-functie.
AI-geletterdheid (art. 4): het helpcentrum en deze pagina ondersteunen u bij het trainen van uw medewerkers in het gebruik van de AI-functies.
11. Contact
Vragen over het gebruik van AI: info@logconeast.com
Gegevensbescherming: info@logconeast.com
Privacybeleid · Verwerkersovereenkomst (DPA) · Beveiliging · Contact