1. Predmet i trajanje
Predmet je obrada osobnih podataka prilikom pružanja LogCon kao softvera kao usluge. Trajanje odgovara trajanju glavnog ugovora.
2. Vrsta i svrha obrade
Upravljanje prijevozom, AI potpomognuta obrada naloga, dispozicija, komunikacija s kupcima, prijevoznicima i vozačima, izrada dokumenata, priprema carine i obračun.
3. Kategorije podataka i ispitanici
- Zaposlenici voditelja obrade: ime, e-mail, telefon, uloga, jezik, podaci za prijavu
- Vozači (vlastiti i podizvođača): ime, telefon, jezik, kvalifikacije, podaci o poziciji tijekom tura
- Kontakti kod kupaca i prijevoznika: ime, kontakt podaci, sadržaj komunikacije
- Podaci o nalozima, dokumentima, carini i računima s osobnom referencom
4. Obveze izvršitelja obrade
- Obrada isključivo prema dokumentiranim uputama voditelja obrade
- Obveza povjerljivosti za sve ovlaštene osobe
- Provedba tehničkih i organizacijskih mjera (prilog 1)
- Podrška u ostvarivanju prava ispitanika, procjenama učinka na zaštitu podataka i obvezama obavještavanja
- Obavještavanje voditelja obrade ako uputa, prema mišljenju izvršitelja obrade, krši propise o zaštiti podataka
5. Podobrađivači
Voditelj obrade odobrava podobrađivače navedene u prilogu 2. Izvršitelj obrade obavještava voditelja obrade o planiranim izmjenama najmanje 30 dana unaprijed; voditelj obrade može uložiti prigovor iz opravdanog razloga prema propisima o zaštiti podataka.
6. Tehničke i organizacijske mjere (prilog 1)
- Kontrola fizičkog pristupa: EU podatkovni centar s ISO 27001 certifikacijom, bez fizičkog pristupa osoblja izvršitelja obrade
- Kontrola pristupa sustavu: lozinke hashirane s bcrypt, dvofaktorska autentifikacija, blokada nakon neuspjelih pokušaja, JWT s vremenskim ograničenjem, API ključevi pohranjeni samo kao hash
- Kontrola pristupa podacima: ovlasti temeljene na ulogama, načelo najmanjih ovlasti, administracija na razini cijele platforme samo uz ovlasti provjerene u bazi podataka
- Kontrola odvojenosti: ID klijenta na svakoj tablici, odvojene putanje pohrane po klijentu
- Enkripcija: TLS tijekom prijenosa, AES-256-GCM za vjerodajnice integracija, enkripcija diska kod pružatelja hostinga
- Kontrola unosa: zapisnik revizije sa stanjem prije/poslije za izmjene i AI radnje
- Kontrola prijenosa: HMAC potpisani webhookovi, izlazni e-mailovi samo putem konfiguriranih poslužitelja
- Dostupnost: dnevne kriptirane sigurnosne kopije baze podataka i dokumenata, uz čuvanje 7 dnevnih, 4 tjedne i 12 mjesečnih sigurnosnih kopija, kriptirana izvanmjesna (off-site) kopija kod drugog pružatelja usluge, dokumentirani postupak oporavka, nadzor
- Upravljanje zaštitom podataka: evidencija aktivnosti obrade, koncept brisanja, postupak odgovora na incidente
7. Obavještavanje o povredama podataka
Izvršitelj obrade prijavljuje povrede osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja, najkasnije u roku od 24 sata od saznanja, s podacima sukladno čl. 33. st. 3. GDPR-a.
8. Prava revizije
Voditelj obrade može provjeriti usklađenost s ovim ugovorom uvidom u dokaze i izvješća te, uz pravovremenu najavu, revizijama na licu mjesta.
9. Brisanje i povrat
Nakon prestanka ugovora izvršitelj obrade omogućuje potpuni izvoz podataka u trajanju od 30 dana, a zatim briše sve podatke voditelja obrade, uključujući kopije, te potvrđuje brisanje. Zakonske obveze čuvanja ostaju nepromijenjene; kriptirane sigurnosne kopije prepisuju se u redovitom ciklusu rotacije, najkasnije nakon 12 mjeseci.
10. Prijenosi u treće zemlje
Prijenosi u treće zemlje odvijaju se isključivo pod uvjetima čl. 44. i sljedećih GDPR-a, posebice na temelju odluke o primjerenosti ili standardnih ugovornih klauzula.
11. Transparentnost AI-ja (prilog 4)
AI agenti kreiraju prijedloge ili – ovisno o razini autonomije koju je postavio voditelj obrade – izvršavaju radnje. Svaka AI radnja bilježi se s modelom, vremenom, pouzdanošću i stanjem prije/poslije; automatske radnje su reverzibilne. Podaci kupca ne koriste se za treniranje AI modela.
12. Završne odredbe
U slučaju sukoba, ovaj ugovor ima prednost pred glavnim ugovorom u pitanjima zaštite podataka. Primjenjuje se austrijsko pravo; mjesto nadležnosti je Wien.
Prilog 2: podobrađivači
Vidi sljedeću tablicu.
Podobrađivači i primatelji
Sljedeći pružatelji usluga obrađuju osobne podatke u naše ime. Promjene najavljujemo kupcima najmanje 30 dana unaprijed.
| Pružatelj | Svrha | Kategorije podataka | Lokacija / pravna osnova |
|---|---|---|---|
| (slijedi) | Rad aplikacije, baze podataka, pohrane datoteka i sigurnosnih kopija | Svi podaci pohranjeni u usluzi | EU – (slijedi); DPA, podatkovni centar certificiran prema ISO 27001 |
| Anthropic PBC | AI modeli (Claude) za agente i Copilot | Sadržaj e-pošte, tekst dokumenata, podaci o nalogu i matični podaci kao kontekst odgovarajućeg upita | SAD – treća zemlja; standardne ugovorne klauzule ili EU-US Data Privacy Framework; bez treniranja na podacima kupaca |
| Stripe Payments Europe, Ltd.samo za plaćene pretplate | Naplata plaćenih pretplata | Ime, e-mail adresa, adresa za naplatu; podatke o plaćanju izravno prikuplja Stripe | Irska (EU); moguć prijenos u Stripe, Inc. (SAD) – standardne ugovorne klauzule |
| (slijedi) | Slanje sustavnih e-mailova (npr. potvrde, resetiranje lozinke, obavijesti) | E-mail adresa, ime, sadržaj poruke | (slijedi) |
| OpenStreetMap services (Nominatim, OSRM)neobavezno, ovisno o konfiguraciji | Geokodiranje adresa i izračun ruta | Adrese (adrese tvrtki) ili parovi koordinata – bez osobnih podataka | EU/UK ili ovisno o poslužitelju; u produkciji se preporučuju vlastite instance |
| Telematics providers (e.g. Webfleet, Samsara)samo ako je aktivirao kupac | Uvoz pozicija vozila | Podaci o poziciji, identifikatori vozila | Ugovor između kupca i pružatelja; LogCon samo pruža sučelje |
| TIMOCOM GmbHsamo ako je aktivirao kupac | Burza tereta | Ponude tereta, kontakti tvrtke | Njemačka; ugovor između kupca i pružatelja |