Postfach einrichten (IMAP/SMTP)
So kommen E-Mails in den KI-Posteingang und Antworten, Angebote und Rechnungen wieder hinaus – inklusive Server-Variablen und Mehrmandantenbetrieb.
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Funktionsweise
Eingehende Mails werden per IMAP einmal pro Minute abgeholt – nur ungelesene. Als gelesen markiert wird eine Mail erst nach erfolgreicher Verarbeitung. Danach arbeiten Mail- und Dokumenten-Agent. Ohne IMAP lassen sich Mails weiterhin per Schnittstelle einspielen (POST /api/mail/ingest, z. B. für Add-ins oder Migrationen).
Empfang (IMAP) – Server-Variablen
| Variable | Bedeutung |
|---|---|
MAIL_INGEST_ENABLED=true | schaltet den IMAP-Abruf ein (zusätzlich IMAP_HOST nötig, sonst mail_ingest_disabled) |
IMAP_HOST, IMAP_PORT (993), IMAP_USER, IMAP_PASSWORD | Postfach-Zugang |
IMAP_SECURE | true/false; Standard: TLS bei Port 993 |
IMAP_MAILBOX (INBOX), IMAP_MAX_PER_POLL (50) | Ordner und Anzahl je Abruf |
IMAP_TLS_REJECT_UNAUTHORIZED=false | nur für selbstsignierte Zertifikate |
MAIL_INGEST_TENANT | Mandant, der Mails erhält, wenn keine Empfängeradresse passt (Fallback: ältester Mandant) |
Versand (SMTP)
SMTP_HOST, SMTP_PORT (587), SMTP_USER, SMTP_PASSWORD, SMTP_FROM, SMTP_SECURE, SMTP_TLS_REJECT_UNAUTHORIZED steuern den Versand von Antworten, Angeboten, Transportaufträgen, Rechnungen und Verspätungsinfos.
Hinweis: Ohne SMTP_HOST werden Nachrichten nur gespeichert und tragen das Badge „Noch nicht gesendet“. Prüfen Sie den Versand über die Integration „IMAP-/SMTP-Postfach“ → „Verbindung testen“.
Mehrere Mandanten und eigene Zugangsdaten
- Setzen Sie je Mandant
settings.mailboxauf die Empfängeradresse (z. B.dispo@spedition.at). Eine Mail geht an den Mandanten, dessen Adresse unter den Empfängern steht. - Alternativ hinterlegen Sie mandantenbezogene Werte in der Integration „IMAP-/SMTP-Postfach“ (IMAP-/SMTP-Host, -Port, -Benutzer, -Passwort, „Absenderadresse“); leere Felder fallen auf die gleichnamigen Server-Variablen zurück.
- Absender-Erkennung: über E-Mail-Adressen und „E-Mail-Domains“ der Partner sowie Kontakt-E-Mails. Anhänge unter 8 MB werden der KI als PDF/Bild übergeben; PDFs werden immer textextrahiert.
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