Datenschutz und Aufbewahrung
Welche Daten automatisch gelöscht werden, welche Fristen gelten und welche weiteren Datenschutzfunktionen es gibt.
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Automatischer Löschjob
Jede Nacht um 03:30 löscht ein Job abgelaufene Daten (nur auf der Server-Instanz mit CRONS_ENABLED=true). Die Fristen in Tagen stellen Sie über Server-Variablen ein:
| Variable | Standard | Wirkung |
|---|---|---|
RETENTION_NOTIFICATIONS_DAYS | 90 | Benachrichtigungen löschen |
RETENTION_COPILOT_DAYS | 180 | Copilot-Unterhaltungen löschen, die so lange inaktiv sind |
RETENTION_AGENT_TRACE_DAYS | 365 | Werkzeug-Protokolle der Agent-Läufe entfernen; Kosten/Tokens bleiben |
RETENTION_EXPIRED_PROPOSALS_DAYS | 180 | abgelaufene Vorschläge löschen |
RETENTION_SPAM_THREADS_DAYS | 180 | Konversationen mit Status „Spam“ ohne Auftragsbezug löschen |
Was nie oder anders gelöscht wird
- Rechnungen werden nie physisch gelöscht, nur storniert (Aufbewahrung AT 7 Jahre, DE 10 Jahre).
- Benutzer werden deaktiviert statt gelöscht; das Audit-Log bleibt pseudonymisiert erhalten.
- Fahrzeugpositionen werden nur als letzter Stand gespeichert – ohne Verlauf.
- Das Audit-Log wird nicht automatisch gelöscht (10 Jahre).
Betroffenenrechte und Kündigung
- Auskunft: Partnerdaten samt zugehöriger Konversationen und Aufträge; Berichtigung über die Oberfläche; Datenportabilität über die API bzw. CSV.
- Bei Kündigung gibt es ein Export-Fenster von 30 Tagen (JSON + Dokumente); danach wird der Mandant inkl. Dokumentenspeicher gelöscht.
- Die KI-Verarbeitung (Anthropic) erfolgt ohne Training auf Kundendaten; Mail-Inhalte werden nicht in Logs geschrieben.
Wichtige Sicherheitseinstellungen
Hinweis: JWT_SECRET (mind. 32 Zeichen) im Produktivbetrieb zwingend ändern; JWT_REFRESH_SECRET setzen; INTEGRATION_ENCRYPTION_KEY als eigenen Schlüssel für Integrations-Zugangsdaten verwenden; SMTP_TLS_REJECT_UNAUTHORIZED und IMAP_TLS_REJECT_UNAUTHORIZED nur in Testumgebungen auf false setzen.
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