Unternehmen (Mandant) einrichten
Stammdaten, Nummernkreise, Bankverbindung, KI-Anweisungen, Standardwerte und Branding pflegen – plus die empfohlene Einrichtungsreihenfolge.
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Zugriff und Speichern
„Einstellungen“ in der Seitenleiste enthält die Bereiche „Unternehmen“, „Benutzer“, „Autonomiestufen“, „Integrationen“, „Webhooks“ und „API-Schlüssel“. Speichern erfordert die Rolle Administrator oder Inhaber. Alle Karten der Seite „Unternehmen“ werden mit einem Klick auf „Speichern“ gemeinsam gesichert; jede Änderung wird im Audit-Log protokolliert (tenant.update).
Karte „Stammdaten“
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| „Firmenname“ (Pflicht) | mind. 2 Zeichen; erscheint auf Dokumenten und im Agenten-Prompt |
| „Land“ | steuert USt-Logik, Feiertage, Fahrverbote, E-Rechnungsformat, Aufbewahrungsfrist |
| „Standardsprache“ | Sprache neuer Nutzer und der Agenten-Zusammenfassungen |
| „Währung“ | EUR, CHF, GBP, PLN, CZK, HUF, RON, SEK, DKK, NOK, USD |
| „Zeitzone“ | z. B. Europe/Vienna |
| „UID-Nummer“ | Pflicht für gültige E-Rechnungen und Reverse Charge |
| „EORI-Nummer“ | wird in Zollakten als Exporteur-/Importeur-EORI vorbelegt |
| „Straße“, „PLZ“, „Ort“ | Rechnungsadresse |
Nummernkreise und Bankverbindung
- Nummernkreise: Präfixe für „Auftrag“ (Standard leer), „Tour“ (
T), „Rechnung“ (INV), „Angebot“ (Q), „Gutschrift“ (CN); max. 10 Zeichen aus Buchstaben, Ziffern,- _ /. Format[PRÄFIX-]JJJJ-000001, ein Zähler je Art und Jahr, der jedes Jahr bei 1 beginnt und nie zurückgesetzt wird. - Rechnungsnummern werden erst beim „Ausstellen“ vergeben und sind lückenlos. Legen Sie Präfixe vor der ersten Rechnung fest – bestehende Nummern ändern sich nicht.
- Bankverbindung: „Bank“, „IBAN“, „BIC“ erscheinen auf Rechnungs-PDFs und in der E-Rechnungs-XML. Die IBAN-Prüfziffer wird nicht validiert; Eingaben werden in Großbuchstaben gespeichert.
KI-Anweisungen
„Dauerhafte Anweisungen für die Agenten“ (max. 4000 Zeichen) werden bei jedem Agenten- und Copilot-Lauf mitgegeben; Änderungen wirken ab dem nächsten Lauf. Bewährt haben sich Hausregeln (z. B. „Kein ADR annehmen“), Standardzuschläge, Tonfall und Signatur für Antworten, bevorzugte Frachtführer und Relationen mit Sonderpreisen.
Hinweis: Ein geleertes Feld löscht den gespeicherten Text nicht. Tragen Sie zum Löschen einen Punkt oder „–“ ein (oder setzen Sie per API settings.aiInstructions: ""). Ändern Sie die Anweisungen nicht zu häufig – das kann die KI-Kosten erhöhen.
Standardwerte und Branding
- Standardwerte: „Zahlungsziel (Tage)“ (0–365, gilt, sofern der Partner kein eigenes hat), „USt-Satz (%)“, „Rechnungssprache“, „ETA-Verspätungsschwelle (Min.)“ (Standard 30), „Standard-Stoppdauer (Min.)“ (Standard 45), „Sammelrechnung als Standard“.
- Branding: „Logo-URL“, „Primärfarbe“ (
#rrggbb), „Dokument-Fußzeile“ (max. 1000 Zeichen), „E-Mail-Signatur“ (max. 2000 Zeichen).
Nur per API pflegbare Einstellungen
Einige Einstellungen haben kein Feld in der Oberfläche und werden mit PATCH /api/tenant gesetzt, z. B. { "settings": { "targetMarginPct": 12, "mailbox": "dispo@spedition.at" } }.
| Schlüssel | Bedeutung |
|---|---|
settings.targetMarginPct | Zielmarge 0–100 %; genutzt von Pricing- und Dispo-Agent, Leitstand-„Margen-Warnung“ und Copilot |
settings.mailbox | Empfängeradresse, über die eingehende Mails diesem Mandanten zugeordnet werden |
settings.accounting.* | Kontenmapping BMD/DATEV |
settings.contact.{email,phone,web} | Kontaktdaten auf Dokumenten |
settings.features | mandantenbezogene Feature-Flags |
Empfohlene Einrichtungsreihenfolge
- Stammdaten inkl. UID, EORI und Bankverbindung.
- Nummernkreise – vor der ersten Rechnung.
- Benutzer und Rollen.
- Partner (Kunden mit E-Mail-Domains für die Absender-Erkennung, Frachtführer mit Ausstattung/Compliance), Fahrzeuge, Fahrer und deren Logins.
- Postfach und Integrationen.
- Autonomie-Policies – zunächst den Standard belassen.
- Webhooks und API-Schlüssel für Fremdsysteme.
- Buchhaltungsmapping mit dem Steuerberater abstimmen.
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