Ausgangsrechnungen und E-Rechnung
Rechnungen aus Aufträgen oder als Sammelrechnung erstellen, ausstellen, senden, als bezahlt markieren und E-Rechnungen prüfen.
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Die Seite „Abrechnung“
Kacheln „Umsatz diesen Monat“, „Kosten diesen Monat“, „Marge diesen Monat“, „Offene Forderungen“, „Überfällig“; Tabs „Ausgangsrechnungen“, „Eingangsrechnungen“, „Gutschriften“.
Status: Entwurf, Erstellt, Versendet, Bezahlt, Teilbezahlt, Überfällig, Strittig, Storniert, Geprüft, Abgelehnt.
Rechnung erstellen
- Aus dem Auftrag: Tab „Abrechnung“ → „Rechnung erstellen“.
- Aus dem KI-Vorschlag: Ist ein Auftrag „Zugestellt“ und liegt ein POD vor, schlägt der Abrechnungs-Agent „Rechnung erstellen“ vor.
- Als Sammelrechnung – siehe unten.
Sammelrechnung
- „Sammelrechnung erstellen“ öffnen und den Kunden wählen.
- „Zugestellte Aufträge ohne Rechnung“ auswählen.
- Belegart „Rechnung“ oder „Gutschrift (Self-Billing)“ und das E-Rechnungsformat wählen („Nein“, XRECHNUNG, ZUGFERD, PEPPOL_BIS3, FATTURAPA) → „Rechnung erstellen“.
Hinweis: Das USt-Schema („Standard“, „Reverse Charge“, „Steuerfreie Ausfuhr“) wird aus der Länderkonstellation und der USt-ID des Kunden abgeleitet: gleiches Land = Standard, EU-B2B mit USt-ID = Reverse Charge, Drittland = steuerfreie Ausfuhr.
Vom Entwurf bis zur Zahlung
Ein Klick auf eine Rechnung öffnet den Rechnungs-Drawer. Die Reihenfolge ist immer: Ausstellen → Senden → Bezahlt.
- „Ausstellen“: Entwurf → Erstellt. Erst jetzt wird die Rechnungsnummer vergeben (lückenlos), der Auftrag wird „Fakturiert“.
- „Senden“: Empfänger und Nachricht angeben; verschickt werden PDF und E-Rechnung.
- „Als bezahlt markieren“: „Bezahlt am“, Buchhaltungsreferenz, optional „Teilzahlung“. Vollständig bezahlte Rechnungen setzen ihre Aufträge auf „Abgeschlossen“.
Hinweis: „Rechnung stornieren“ ist nicht möglich bei bezahlten Rechnungen und nicht nach dem Buchhaltungsexport (invoice_already_exported) – erstellen Sie in diesem Fall eine Gutschrift.
E-Rechnung herunterladen und prüfen
- Im Drawer: „PDF herunterladen“, „E-Rechnung XML herunterladen“ und „E-Rechnung prüfen“. Die Prüfung zeigt Validierungswarnungen oder „Keine Warnungen — die E-Rechnung ist valide.“
- Ohne manuelle Wahl richtet sich das Format nach dem Land des Kunden.
- Voraussetzungen für eine valide XML: UID, Adresse und Bankverbindung Ihres Unternehmens, die UID des Kunden bei Reverse Charge und ein Zahlungsziel.
Hinweis: Fehlen UID, Bankverbindung oder Adresse, ergänzt ein Administrator sie unter Einstellungen → „Unternehmen“. Der Versand über einen Peppol-Access-Point ist geplant; die XML wird bereits erzeugt.
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